Apeldoorn heeft ruimte voor evenementen, van pleinen in de binnenstad tot parken en dorpsweiden. Dat betekent ook dat er regels zijn, want een braderie, een buurtbarbecue en een festival met podia vragen elk iets anders. De hoofdvraag is altijd dezelfde, val je onder een melding of onder een vergunning.
Melding of vergunning
Kleine, kortdurende activiteiten met weinig bezoekers en zonder wegafsluiting kunnen vaak met een melding af. Denk aan een straatfeest met de buren. Zodra er meer bezoekers komen, er versterkte muziek is, er wegen dicht moeten of er wordt geschonken, is een evenementenvergunning nodig. In dat geval kijken naast de gemeente ook de brandweer, de politie en de veiligheidsregio mee.
Begin op tijd
Voor een vergunningplichtig evenement gelden ruime indieningstermijnen, en die zijn er niet voor de sier. Er moet advies worden gevraagd, er moet worden gekeken of er niet drie dingen op dezelfde dag in dezelfde straat gepland staan, en soms is er een verkeersbesluit nodig. Reken op maanden voor iets van formaat en op weken voor iets kleins. Wie te laat is, krijgt geen vergunning, hoe goed het plan ook is.
Wat je meestal moet aanleveren
- Een plattegrond met de opstelling, de nooduitgangen en de plek van de objecten.
- Een programma met tijden en een inschatting van het aantal bezoekers.
- Een veiligheidsplan, bij grotere evenementen inclusief inzet van beveiliging en EHBO.
- Gegevens over geluid, zoals de opstelling van de speakers en de eindtijden.
- Een verkeersplan als er wegen dicht gaan of als er veel bezoekers met de auto komen.
- Keuringsbewijzen van tenten, tribunes en podia.
Locaties in Apeldoorn
De gemeente werkt met locatieprofielen voor de plekken waar veel evenementen plaatsvinden, zoals de pleinen in de binnenstad en de parken. Daarin staat per locatie wat er kan, hoeveel bezoekers er passen, welke geluidsnormen gelden en hoe vaak er per jaar iets mag zijn. Lees dat profiel voordat je een locatie kiest, want dat bepaalt vaak of je plan überhaupt haalbaar is.
Geluid en de omgeving
Geluid is de belangrijkste bron van klachten bij evenementen. Er gelden normen en eindtijden, en die worden gemeten. Denk vooraf na over de richting van de speakers, want in een stad met veel laagbouw en veel groen draagt geluid verder dan je zou denken. Informeer de omwonenden zelf, met een brief in de bus waarin staat wat er gebeurt, hoe laat het afgelopen is en bij wie ze terechtkunnen. Dat scheelt meer klachten dan welke maatregel ook.
Drank, eten en afval
Voor het schenken van alcohol is een aparte ontheffing nodig en gelden regels over wie er mag tappen. Foodtrucks en kramen moeten voldoen aan eisen rond hygiëne en brandveiligheid. Regel vooraf hoe je afval scheidt en afvoert, want de gemeente verwacht dat je de locatie oplevert zoals je hem aantrof. Bij grotere evenementen wordt daar een borg of een afspraak over gemaakt.
Verzekering en organisatie
Sluit een aansprakelijkheidsverzekering af voor het evenement en leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is. Werk je met vrijwilligers, zorg dan dat iemand op elk moment de leiding heeft en bereikbaar is voor de hulpdiensten. Maak een draaiboek met een scenario voor slecht weer en voor het geval het te druk wordt. Dat laatste is precies wat er in de vergunningprocedure ook van je wordt gevraagd, dus je doet het werk toch al.
Toegankelijkheid en weer
Denk bij het inrichten van je terrein aan bezoekers met een rolstoel of rollator, aan een toilet dat toegankelijk is en aan paden die niet in modder veranderen. Bij evenementen in het bos of op een weide is dat geen detail. Maak daarnaast een weerplan met duidelijke drempels, bijvoorbeeld bij welke windkracht de tent leeg moet en wie dat besluit neemt. Dat wordt in de vergunningprocedure gevraagd en het is het onderdeel waar je op de dag zelf het meest aan hebt.
